La pregunta correcta no es si hace falta auto
Casi todos los equipos llegan con la pregunta planteada como un sí o un no. La decisión útil es otra: cuántos vehículos necesita el equipo, que es una pregunta distinta y con una respuesta más barata.
Un equipo de cinco personas que entra y sale junto necesita un vehículo. El mismo equipo con dos personas en otro sitio de trabajo necesita dos. El número de personas casi nunca es el factor que decide.
Qué determina realmente el número de vehículos
Tres cosas. La primera es si todo el equipo trabaja en el mismo punto: cuando el proyecto tiene un solo sitio, un vehículo por casa suele bastar. La segunda son los turnos: si hay gente que sale antes o regresa después, compartir vehículo obliga a que alguien espere, y a la tercera semana eso desgasta.
La tercera es qué se transporta. Un equipo de oficina viaja ligero; una cuadrilla con herramienta ocupa espacio y muchas veces necesita camioneta. Sumar esas tres respuestas da un número bastante confiable, y suele ser menor de lo que la gente supone.
Cuándo no hace falta rentar nada
Hay estancias que funcionan bien sin vehículo propio. Una persona sola con horario fijo, o un equipo que va a un sitio al que el cliente lo transporta, muchas veces resuelve con transporte por aplicación, que opera con normalidad en el área metropolitana.
El cálculo honesto es comparar el costo de un mes de renta de auto y combustible contra el de dos traslados diarios. Para un mes completo con horario fijo, la renta suele ganar; para una estancia corta con un solo destino, casi nunca.
La ventaja de estacionamiento propio
Cuando el equipo sí llega con vehículos, tener estacionamiento sin costo en la propia casa cambia bastante las cuentas. En un hotel, el estacionamiento suele ser una partida diaria por vehículo, y con dos o tres vehículos durante varias semanas eso deja de ser un detalle.
También cambia la operación: los vehículos quedan en el mismo lugar donde duerme el equipo, sin dependencia de un horario de acceso, lo cual importa cuando alguien sale de madrugada o regresa muy tarde.
Verifica tu ruta con tus propias fechas y horarios
No damos tiempos de traslado, y conviene desconfiar de quien los dé sin conocer tu horario. El tráfico del área metropolitana cambia mucho por hora y por dirección, y un tiempo medido a las once de la mañana no te sirve si tu equipo entra a las seis.
Lo que sí recomendamos es que verifiques tu ruta real, en el horario real de entrada y de salida, antes de cerrar la decisión de base y de vehículos. Es un ejercicio de diez minutos que evita el error más caro de una estancia de proyecto.