La casa no se cotiza por cabeza
El punto de partida es que una casa completa se reserva por el periodo, no por persona ni por cama. No existe una “tarifa por huésped” que se pueda multiplicar. Cuando el costo tiene que repartirse entre dos presupuestos, el criterio de reparto lo define quien paga, y nosotros lo reflejamos en la medida en que la facturación lo permite.
Eso tiene una ventaja: el criterio puede ser el que tenga sentido para su empresa. Por persona, por noches ocupadas, por partes iguales o por proyecto principal. Lo importante es que quede escrito antes.
Caso uno: una empresa, dos centros de costo
Es el caso más simple. La factura (CFDI) sale a nombre de una sola razón social, y la distribución entre centros de costo o proyectos es un registro interno de la empresa. Nosotros no necesitamos intervenir, salvo en un detalle útil: si nos dice cómo se va a repartir, podemos dejar en la cotización o en la confirmación los datos que su área contable necesite para respaldar ese prorrateo, como fechas y número de ocupantes.
Si la política de la empresa pide un comprobante por proyecto, plantéelo al cotizar. Es mucho más fácil definirlo antes de emitir que pedir que una factura ya emitida se cancele para dividirla.
Caso dos: dos empresas distintas
Cuando quienes ocupan la casa pertenecen a dos razones sociales —un contratista y su subcontratista, o una planta y su proveedor— hay dos caminos. En el primero, una de las empresas contrata y paga la estancia completa, recibe la factura y recupera la parte de la otra por su cuenta. En el segundo, cada empresa quiere su propio comprobante.
El segundo camino hay que acordarlo antes de reservar: quién es el receptor de cada factura, por qué concepto y monto, y quién paga cada una. Un comprobante tiene un solo receptor, así que no se puede emitir una factura “a nombre de las dos”. Qué esquema conviene fiscalmente a cada parte lo determina su contador.
Lo que no conviene hacer
Pagar entre varias personas con tarjetas distintas y pedir después una sola factura corporativa. Pedir la factura a nombre de una empresa y, semanas después, solicitar que una parte se refacture a otra. O dejar que cada ocupante pida “su parte” por separado al final de la estancia. Los tres casos terminan en cancelaciones y en comprobantes que no coinciden con los pagos.
La regla que lo ordena todo: quien paga es quien recibe la factura, y eso se decide antes del primer pago.
Un solo responsable de la estancia
Aunque el costo se reparta, la estancia necesita un solo contacto responsable: quien recibe las instrucciones de acceso, con quien tratamos cualquier incidencia y quien responde por la entrega de la casa. Dos empresas compartiendo no significa dos reservas dentro de la misma casa.
Para cotizar un caso así, díganos fechas, cuántas personas son de cada entidad —la casa aloja hasta 7 en 3 recámaras con 1 baño, y funciona mejor con cuatro o cinco— y cómo quieren que quede la facturación. Con eso le compartimos las condiciones vigentes y le decimos qué es viable.
