Dos archivos, un solo comprobante
Una factura electrónica en México (CFDI) se entrega normalmente en dos archivos: un XML y un PDF. No son dos comprobantes. El comprobante fiscal es el XML; el PDF es su representación impresa, útil para leerla y para adjuntarla a un reporte de gastos, pero no sustituye al archivo original.
En la práctica, el error más común en un expediente de viáticos es el inverso: se archiva el PDF porque es el que se abre fácil, y el XML se queda en el correo de quien hizo la reserva. Meses después, cuando el área de cuentas por pagar o una revisión interna lo pide, hay que reconstruirlo.
Qué revisar antes de archivarla
Antes de dar la factura por buena conviene revisar cinco cosas contra la reserva: que el receptor sea la razón social correcta con su RFC, que el régimen fiscal y el código postal fiscal coincidan con la constancia de la empresa, que el uso de CFDI sea el que indicó su área de finanzas, que el concepto describa el hospedaje, y que el total coincida con lo pagado.
Si algo no coincide, es mucho más sencillo corregirlo en los primeros días que al cierre del mes. Una factura ya emitida no se edita: se cancela y se emite otra, y ese trámite toma tiempo de ambos lados. Por eso insistimos en tener los datos fiscales completos antes de emitir, no después.
El folio fiscal es la llave del comprobante
Cada CFDI tiene un folio fiscal (UUID): una cadena larga de letras y números que lo identifica de forma única. Es el dato que se usa para verificarlo y el que conviene capturar en el sistema de gastos junto con la fecha y el total.
Ese folio no es lo mismo que el número de reserva ni que un número de folio interno. Si en su sistema hay un campo para referencia de factura, el dato correcto es el UUID.
Cómo confirmar que la factura está vigente
El SAT ofrece un servicio público de verificación de comprobantes: con el folio fiscal, el RFC del emisor, el RFC del receptor y el total, muestra si el CFDI existe y si está vigente o cancelado. Muchas áreas de cuentas por pagar lo hacen de rutina antes de registrar un gasto, y es buena práctica cuando la estancia fue larga o se pagó en partes.
Si la estancia se pagó con anticipo y liquidación, puede haber más de un comprobante relacionado. En ese caso conviene archivar todos juntos, con una nota breve de qué periodo cubre cada uno, para que quien lo revise después no tenga que adivinar.
Dónde debería vivir el expediente
La regla práctica: el XML, el PDF, la confirmación de fechas y el comprobante de pago en una sola carpeta por estancia, con el nombre del proyecto o el centro de costo. No en el correo de una persona que puede cambiar de puesto antes de que termine el ejercicio.
Esto no es asesoría fiscal: qué deducir, cómo registrarlo y qué exige su política interna lo define su contador o su área de finanzas. Lo que sí podemos hacer de nuestro lado es emitir la factura (CFDI) a nombre de la empresa con los datos correctos desde el inicio y enviar ambos archivos a la dirección que nos indiquen.
