Dos lógicas de presupuesto que no se hablan entre sí
La política de viáticos de casi cualquier empresa está escrita para hoteles: un tope por persona, por noche, con comprobante. Es una regla simple y funciona bien cuando cada persona ocupa una habitación.
Una casa completa no se comporta así. Se renta entera por un periodo, y el número no cambia si el equipo es de cuatro o de seis. Cuando alguien intenta meter esa cotización en un formato por persona y por noche, el formato se resiste y la solicitud regresa con observaciones.
Por qué el tope por persona se rompe con una casa completa
El tope por persona asume que el costo escala con la gente. En una propiedad completa la mayor parte del costo es fija: es la misma casa, con las mismas tres recámaras y el mismo baño, la ocupe quien la ocupe hasta el máximo de siete personas.
Eso produce dos efectos contrarios. Con un equipo pequeño, el costo por persona sube y puede parecer que rebasa el tope. Con un equipo de cinco o seis, baja bastante y el tope deja de ser el problema. El mismo alojamiento se ve caro o barato según cuántos vayan, sin que la cotización haya cambiado.
Cómo convertir un presupuesto por persona en uno por propiedad
La conversión es aritmética simple y conviene hacerla antes de pedir la autorización, no después. Toma el tope por persona y por noche de tu política, multiplícalo por el número de personas y por el número de noches: ese es el techo que tu política ya aprobó para esas fechas.
Ese techo es el número contra el que hay que comparar la renta de la propiedad completa por el mismo periodo. Si la renta queda por debajo, la solicitud se justifica sola, y conviene presentarla exactamente así, con la comparación explícita en el cuerpo de la solicitud, en lugar de dejar que finanzas la deduzca.
Qué partidas siguen siendo por persona
No todo se vuelve fijo. La alimentación sigue escalando con la gente, aunque se comporta distinto cuando hay cocina equipada y el equipo puede desayunar en casa. El transporte escala con el número de vehículos, no con el número de personas, que es una distinción que muchos presupuestos pasan por alto.
Conviene separar esas partidas en el documento en lugar de mezclarlas con el alojamiento. Un presupuesto que dice hospedaje como renta de la propiedad por el periodo, y luego lista alimentación y transporte aparte, es mucho más fácil de aprobar que uno que promedia todo en una cifra por persona y por día.
Qué mandar para que finanzas pueda cerrar el número
Cuatro datos bastan para recibir una cotización que finanzas pueda usar: rango de fechas, número máximo de personas, si la paga una empresa y si se requiere factura (CFDI). Con eso enviamos las condiciones vigentes para tu periodo.
Si tu política exige un comparativo contra hotel, dilo al pedir la cotización. Es más fácil entregarte el número de la propiedad en el formato que tu área necesita que rehacer la solicitud dos semanas después, cuando las fechas ya se movieron.
