Un CFDI no se edita
Una factura electrónica queda registrada ante el SAT en el momento en que se timbra. A partir de ahí no existe “corregirla”: lo que existe es cancelar ese comprobante y emitir uno nuevo que lo sustituye. Por eso un error pequeño en los datos cuesta mucho más trabajo que el dato mismo.
La buena noticia es que casi todos los errores se evitan con una revisión de dos minutos antes de emitir. La mala es que casi nadie la hace, porque la factura se pide con prisa al final del viaje.
Los errores que sí obligan a rehacerla
Los más comunes en una factura de hospedaje son cuatro: el nombre o razón social no coincide exactamente con el de la constancia de situación fiscal, el régimen fiscal del receptor es incorrecto, el código postal del domicilio fiscal no corresponde, o el uso de CFDI no es el que el área de finanzas necesita. Cualquiera de ellos puede hacer que el sistema de cuentas por pagar rechace el comprobante.
También pasa que la factura está bien, pero salió a nombre de la entidad equivocada: la filial en lugar de la matriz, o la persona que viajó en lugar de la empresa. Ese caso también es cancelación y reemisión.
Cómo es el trámite, visto desde ambos lados
De nuestro lado, solicitamos la cancelación indicando el motivo y emitimos el comprobante nuevo con los datos correctos, relacionado con el anterior. Del lado de la empresa, en algunos casos la cancelación requiere que el receptor la acepte a través del sistema del SAT; si nadie en la empresa revisa esa solicitud, el trámite se detiene.
Por eso el primer paso práctico es avisar a su área fiscal o contable que va a llegar una solicitud de cancelación, y por qué. Los plazos y condiciones exactos de la cancelación los fija la autoridad y pueden cambiar; quien los conoce al día es su contador.
El tiempo juega en contra
Una factura que se corrige la misma semana es un trámite menor. Una que se detecta meses después, cuando ya se cerró el periodo contable o el ejercicio, es otra historia: puede implicar ajustes del lado de la empresa y del nuestro, y hay plazos fuera de los cuales la cancelación ya no procede de la misma forma.
La regla práctica: revisar la factura el día que llega, contra la constancia de situación fiscal, y no cuando la pide cuentas por pagar. Si la estancia cruza el cierre de mes o se paga en partes, revise cada comprobante en cuanto se emita.
Cómo evitarlo desde la reserva
Envíe la constancia de situación fiscal de la entidad que va a recibir la factura, no los datos escritos a mano en un mensaje. Indique el uso de CFDI que definió su área de finanzas y el correo al que debe llegar. Y si quien reserva no es quien conoce los datos fiscales, ponga en copia a la persona que sí.
Con los datos fiscales completos desde el inicio, emitimos la factura (CFDI) bien a la primera. Esto no es asesoría fiscal: es la descripción de cómo trabajamos la facturación de una estancia, para que usted no tenga que hacer el trámite dos veces.
